会社の社内ゴルフコンペで幹事がやるべき18選

ゴルフコンペ幹事

社内ゴルフコンペを開催している会社もあるんじゃないでしょうか。

「やだなー」「仕事もあるのに面倒だな」「やりたくないなー」と思われることでしょう。

でも、安心して下さい。

初心者にも分かり易く、ゴルフコンペ幹事のやり方をまとめて紹介します。

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社内ゴルフコンペの幹事を任されたら、正直大変です。そして、責任重大です。
いきなりプレッシャーをかけるわけではありませんが、会社の上司や役員と一緒にプレーするのですから、気を遣わないわけにはいきません。
これが社内で行う行事の面倒なところです。

何事も準備が大事です。準備をしっかりと行うことで8割は成功します。
準備、当日、終了後の進行に合わせて、絶対にすべき事をまとめました。

事前準備編

コンペ前の事前準備は非常に大事です。
ただ、場所を決めて案内をメール送れば良いわけではありません!

実際に必要な準備を10個をリストアップしてみます。

・日時決め
・予算決め
・場所決めと予約
・人数(参加者募集)
・組合せ
・表彰、賞金、景品、備品の準備
・ルール決め
・車(乗り合い)調整、送迎バス予約
・案内状作成とリマインドメール
・ゴルフ場に連絡

どう思いましたか?
ちょっと、やること多すぎますよね。
ただ、これをしっかりとやっておくと、後から上司に「良かったよ」と言われます。

では、10項目を時系列で詳細に紹介していきます。

日時決め

まずは日時を決めます。
どちらかというと日付です。時間はゴルフ場によって空き状況が異なるので、ゴルフ場を予約した後でしょう。

日にちで注意することは以下の3点です。

・3連休などの長期連休は控える

「3連休が良い」等、上司の希望であればしょうがないのですが、基本は避けましょう。
家族、友人や恋人と既に予定を立てている可能性があるからです。

・できるだけ土曜日

日曜のサザエさん症候群ではないですが、日曜が1日潰れることを嫌がる人は多いです。
「次の日から会社だー」と思うだけでプレーを楽しめないのは、嫌ですもんね。

・他の行事と被らない

他の会社の行事やクリスマス等、国民行事と被らないことが望ましいです。
次の日がイベントというのも同様にダメです。
土曜に会社のゴルフして、次の日もイベント。って面倒と思う人もいるからです。

また、他の拠点の方が会議や研修で集まるタイミングなんかを狙って設定するのもありです。
普段、一緒にプレー出来ない人とラウンドすることができます。

最終的に一番良いのは、1番の権力者(開催する会社、事業部、課のトップ)に空いている日を確認して、進めるのが一番無難です。

予算決め

予算は重要です。高すぎると若い人が来辛くなります。
開催頻度にもよりますが、コンペ代込で2万ぐらいが妥当です。

場所決めと予約

値段が安いところは、場所が不便、コースが悪い、スタッフの対応が悪いなどの理由があります。

予算を決めたら、ゴルフダイジェストや楽天GORAでコンペパック検索をすると便利です。

その他注意点としては、料理の味、コースの状況、カートが手引きか乗用タイプか、を口コミを見て把握しましょう。
カートは乗用が良いです。

電話で予約する際に、色々と聞いてみるのが良いです。
ここで合わせて時間も決定できます。

人数に関しては、多めに予約しておきましょう。
コンペ日の1週間前までは変更可能な場所が多いので多めに予約しておくと安心です。

予約の際に、コンペ名も必要になりますが、予約時は仮でかまいません。
こちらも最終確認の電話をするときに、正式な名前を伝えましょう。

ルールを決める

ルールは大事なので、案内メールを送る前に決めておきましょう。

良く使われるのは、6インチOK、グリーン上ワングリップOK、ハンディーです。
ただし、ハンディは上限30など数値を設定しておく必要があります。

スコアが同じだった場合に、どちらを上位にするかは事前に設定しておいた方が良いです。

罰金なんかのローカルルールをつけるのも面白いです。池ポチャやOBは1回100円等です。上限1000円にしておけば、それほど気にせず楽しめます。

後は、次回幹事の決定方法をここで盛り込んでおきましょう。
例えば下から4番目のスコアの人と3位の人等です。

人数(参加者募集)

次は人数を仮で決めます。
案内メールを流して、参加する人数をだいたいで良いので把握しておきましょう。

それによって、組み合わせ、用意する景品の量が変わってきます。
案内メールに必要な項目は、日時、費用(昼食代やパーティー代は込か)、場所、ルールです。

メールを送るときは、返信して欲しい期限を必ずつけましょう。
それでも返ってこないことがあるので、2度送りましょう。それでも返信が無い場合は電話です。

組合せを決める

だいたいの人数が分かったら、組み合わせを決めます。各々のスコアを知っているのであれば、各組のスコアが同じになるように組みます。

幹事は1組目や2組目と最初の方の組に入れます。早めにプレーを終えて、パーティーの準備があるからです。

他には、そりの合わない上司や仲の悪い人同士は同じ組にしてはいけません。
女性が参加している場合は、偉い人の組に入れるのが得策です。

表彰、賞金、景品、その他備品の準備

社内コンペの醍醐味と言えば表彰です。
表彰は複数ありますが、基本は、ドラコン、ニアピン、ベストグロス、ハンディ付きスコア、ブービーの5つです。

ベストグロスは単純にスコアが低い人。ドラコンはドライバーコンペの略で4つ設定したホールでドライバーで一番距離を出した人。ニアピンは設定した4つのショートホールで1打目でピンの一番近くに飛ばした人。

後は、ハンディー付きのスコアの順位でどこを表彰するかです。
1,2,3位、ブービー以外にも表彰をしたい場合は設定すると良いでしょう。

表彰方法が決定したら、それぞれの賞金や景品を決めます。

景品を選ぶ場合は、ネットショッピングでコンペパック景品などがあります。予算応じた景品パックがあるので、選ぶ手間が省けます。

参加賞があっても楽しいので要検討です。

後は、ドラコン、ニアピンの旗も用意しておきましょう。
ゴルフショップやネットショップで販売してます。

景品などの類は、当日持って行くと荷物になるので、事前にゴルフ場に許可を取って、ゴルフ場に送りましょう。

車(乗り合い)調整、駅からの送迎バス予約

意外に大事なのが、移動方法の調整です。
駅からゴルフ場が近い場合は、送迎バスだけの予約で良いんですが、車でないと行けない場合は、調整が必要です。

誰が車を持っていて、誰が持っていなくて、誰の車に誰が乗るか。
家が近い人同士を考えたりと面倒です。

ゴルフコンペ案内状作成とリマインドメール

簡単で良いのでA4サイズ1枚で案内状を作っておきましょう。
これは、リマインドで送ります。

A4サイズで用意しておくと、参加者で必要な人は印刷をして持ってきます。
見やすいので親切ですよね。

案内状には、日時、場所(地図、住所、電話番号、最寄り駅)、ルール、費用、表彰内容、組み合わせ、幹事名と電話番号、服装を載せておきましょう。

ドレスコードが必要かは大事です。ジャケットを持ってくるか、どうかの判断ポイントになります。

因みに一般的な服装を紹介すると、冬はウインドブレーカー、夏はチノパンにポロシャツ。

リマインドメールは2週間前、1週間前、前日と3回行いましょう。
案内状に変更があった場合は、更新を行い、その都度、変更の旨も伝えます。

ゴルフ場に連絡

組み合わせ表、最終人数、コンペ名を報告します。メールかFAXで組み合わせ表とコンペ名を送って、電話をするのが良いでしょう。

電話では、最終的な確認もかねて、当日の流れを聞いておきます。

これで事前準備は完璧です。

当日やるべき事

ゴルフコンペ当日も幹事は大忙しです。早く行って用意もありまります。
会社の人がたくさん来るので気が抜けません。

受付へ組合せ表の確認

開始時間の1時間前に行ってゴルフ場の受付の人と確認をしましょう。
幹事が来たことの連絡と、組み合わせ表の確認、ハンデ上限の連絡、ドラコン、ニアピンコースの確認。

キャリーバッグのサポートと練習場の案内

社員の皆さんが来る前に練習場の把握やキャリーバッグを入り口からカートまで運んでくれるかも確認が必要です。

基本は、入り口でキャリーバッグをスタッフが受け取ってくれ、乗用カートに乗せてくれるのですが、場合によってはセルフのところもあります。

セルフの場合は、しっかりと幹事がカートまで運びましょう。

そして、練習場の案内もしっかりと行いましょう。

挨拶とルール説明

参加者が全員揃ったらスタートです。
挨拶から始まり、ルールの説明、表彰の確認、ドラコンとニアピンコースの連絡を行います。

気持ちの良いラウンドができるように、笑顔、大きな声を心がけましょう。

スコア計算と順位の確認

ラウンドが終わったら、宴会会場の用意をすると同時に、しなければいけないのがスコア計算です。

基本は、ゴルフ場がハンディを考慮したスコアを算出してくれるので、順位の確認をするだけで良いでしょう。

ですので、その順位を元に、誰に何を渡すかを準備しておきましょう。

コンペ会場での司会進行と表彰

そして最後の大仕事!宴会と表彰式です。

宴会の司会を行います。その中で、表彰式やお偉いさんからのお言葉をもらいます。

もちろん、飲み物にも注意が必要です。無くなりそうであったら、飲み物を聞いて、しっかりと注文しましょう。

忘れ物がないか確認

コンペが終わったら、会場やコース上に忘れ物がなかったかを最終確認しましょう。

こういう細かな注意も大事です。

最後はゴルフ場のスタッフにお礼を言って帰りましょう。

コンペ終了後にやるべき事

幹事は終わってからも仕事があります。
「立つ鳥跡を濁さず」です。
とは言っても2つしかないので、最後は気楽にいきましょう。

会計報告

参加者から集めたお金をどういう風に使ったのかは、きちんと参加者に報告しましょう。

会社の仲間との行事なので、着服なんてもってのほかです。1円たりとも無くしていけません。

しっかりと会計報告を行うことで、「この人はしっかりと最後まで仕事をやり遂げる」「お金にしっかりしている」という印象を与えることができます。

次回幹事への引継ぎ

いよいよ最後の仕事です。そう、次回幹事への引継ぎです。
コンペ結果で、また主催者になってしまった場合は、必要ないが面倒ですね。

プールしたお金の引き渡し、使用したメール案内文、A4案内など、自分がやってきたことを、しっかりと引き継いであげると良いでしょう。

そうすることで、次にバトンを受け取った人も、「面倒だな」とう意識より、「これだけフォーマットがあるなら簡単じゃん」と思ってくれます。

まとめと注意事項

いかがでしたでしょうか。
社内ゴルフコンペの幹事のやり方を準備、当日、後日という3段階に分けて紹介しました。

最後に注意点を少しだけ。
安さを尊重するのも良いですが、上層部の意向をできるだけ尊重することが大事です。

例えば、乗用カートがではなく、手引きカートなんて事はあってはいけません。
他には、ゴルフバッグをカートへ運ぶ方法がセルフなんてのもいけません。
予算をオーバーする等もっての他です。

これであなたもゴルフコンペ幹事マスターです。何も恐れることはありません。
しっかりと事前準備や引継ぎを行い、楽しくて気持ちの良いゴルフコンペを設定しましょう。

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